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Cómo organizar una cena benéfica de éxito

08/10/2018 16:16:45

Organizar una cena benéfica es un buen modo de colaborar con una ONG, proyecto o entidad sin ánimo de lucro concreta.

Lograr una recaudación de fondos, así como aumentar el conocimiento popular de la labor de cada entidad o problemática a la que ayudan suelen ser los principales objetivos de las cenas benéficas. Conocer los pasos a seguir para que sea un éxito te ayudará a cumplir dichos objetivos.

Cómo organizar una cena benéfica paso a paso.

Elige la entidad, asociación o proyecto beneficiarios.

Si formas parte de una ONG este punto está claro. Pero si formas parte de una asociación vecinal, social o estás al frente de una empresa con inquietudes sociales y deseas organizar una cena benéfica que sirva de ayuda a una o varias organizaciones, el primer paso es determinar cuáles son y contactar con ellas para contar con su aceptación.

Busca patrocinadores, sponsors y personas con gancho que deseen colaborar.

Patrocinadores y sponsors pueden financiar parte del evento a cambio de presencia en el mismo y en la publicidad sobre el evento. O pueden proporcionar regalos que subastar o sortear durante el acto entre los participantes. Contactar con ellos, explicarles en qué consistirá, cuáles son las entidades a las que se va a ayudar y por qué es beneficios para ellos es el siguiente paso.

En cuanto a las personas populares, siempre es interesante contar con la participación de alguna. Sea una persona de prestigio en la comunidad, un deportista o artista local, o una persona popular. Su participación ayudará atraer a otros participantes y pondrá el foco de los medios sobre la causa.

Decide el lugar en el que organizar la cena, menú, fecha y otros detalles del evento.

Es importante que busques un lugar adecuada para el evento. Ten en cuenta que deben tener experiencia en la preparación de celebraciones y eventos, disponer de un buen restaurante y contar con espacio suficiente para albergar al número de participantes que has estimado adecuado, así como para los actos que vayan a tener lugar antes o tras la cena. Esto actos pueden ser la proyección de vídeos sobre las entidades o proyectos beneficiarios, sorteos o subastas de regalos o algún tipo de espectáculo o baile de gala.

Una vez determinado el lugar, hay otras decisiones a tomar. Como la fecha y horario del evento. Un punto importante es el menú que se servirá. Debes elegir un menú atractivo y, al mismo tiempo, que pueda satisfacer a un amplio espectro de público. Además, es importante que tengas en cuenta el coste del mismo para calcular cuánto costará la entrada y qué margen quedará para la entidad beneficiaria.

Determina los distintos modos de colaboración existentes para los participantes y los márgenes de beneficio.

Existen muchos modos diferentes de colaborar. El patrocinio o esponsorización es una buena opción para ofrecer a empresas y asociaciones. Para los usuarios particulares, las más frecuentes son:

  • El pago por entrada. Suele ser el precio del cubierto y un porcentaje más.
  • Fila cero para quienes quieren colaborar desde su casa, sin asistir al evento. Puede tener un precio fijo o voluntario. Normalmente se agradece de algún modo, por ejemplo, con el envío de un pequeño detalle donado por un espónsor o su mención en el acto, aunque no es siempre necesario.
  • Subasta. El regalo o regalos suelen ser donados por patrocinadores a cambio de la presencia y la mención pública de su colaboración.
  • Mesa VIP. Si consigues la colaboración de una o varias personas populares, organiza una mesa VIP situada en un lugar especial y determina un mayor precio por sentarse a esas mesas que a otras. También deberá estar situada en un lugar especial y disfrutar de algún otro beneficio como abrir el baile si lo hubiera o recibir un diploma de colaborador especial.
  • Afiliación y asociación. Ofrece colaborar con las entidades u ONGs beneficiarias de forma continuada más allá de la celebración de la cena benéfica.

Crea invitaciones personales y una lista de invitados, incluyendo sustitutos.

Determina una fecha tope de aceptación de compra de entradas y diseña las invitaciones. Envía estas vía online o por correo tradicional, pero ten en cuenta que esta última modalidad tendrá un coste añadido.

Crea una lista de personalidades a las que enviar la invitación: empresarios y políticos locales, artistas y personalidades de la zona, periodistas e influencers que puedan tener interés en ayudar a los beneficiarios...

Saca un determinado número de invitaciones a la venta o en subasta popular.

Si se trata de una subasta, cuenta con un programa de radio o de televisión local que pueda hacerlo de modo público y con tirón.

Promociona la cena benéfica en medios digitales y tradicionales.

Cartelería y radio son buenas opciones para dar a conocer el evento, pero también es interesante valerte del boca a boca y de la viralización de publicaciones en las redes sociales. Solicita colaboración y deja que los propios beneficiarios de la cena propaguen en mensaje a sus seguidores, socios y simpatizantes.

Tras el evento contacta y agradece la participación y ofrece transparencia sobre los logros alcanzados.

Publica en redes sociales sobre el evento en tiempo real si hay una fila cero o puede servir para lograr más donaciones o personas que se asocien con las entidades beneficiarias.

Tras el evento, envía un email o carta de agradecimiento a los participantes. Es conveniente que publiques los objetivos alcanzados de forma transparente y con datos concretos. También es interesante que hagas un informe público con lo logrado que puedes enviar junto con una nota de prensa a los medios locales.

Siguiendo estos pasos podrás organizar una exitosa cena benéfica que suponga un importante impulso a ONGs, entidades o proyectos sociales de interés para la comunidad.

 

 

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